TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KANDUNGAN
Tajuk
PENDAHULUAN
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
BAB A PENERIMAAN
KEW.PA-1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET
ALIH KERAJAAN
BAB B PENDAFTARAN
JADUAL 1 CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH
KERAJAAN
PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH
Perenggan Muka
surat
1
1-2 3
5
3-13 6
12
JADUAL 2
KEW.PA-2
KEW.PA-3
KEW.PA-4
KEW.PA-5
KEW.PA-6
KEW.PA-7
KEW.PA-8
KERAJAAN
BAHAGIAN A:
DAFTAR HARTA MODAL
BAHAGIAN B:
DAFTAR HARTA MODAL
PENJELASAN DAFTAR HARTA MODAL
DAFTAR INVENTORI
PENJELASAN DAFTAR INVENTORI
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL
SENARAI DAFTAR INVENTORI
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN
INVENTORI BAGI TAHUN ………
i
13
14
15
16
18
29
20
21
22
23
24
Tajuk
BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN
Perenggan Muka
surat
14-18
KEW.PA-9
KEW.PA-10
KEW.PA-11
KEW.PA-12
BAB D
KEW.PA-13
KEW.PA-14
BAB E
JADUAL 3
JADUAL 4
KEW.PA-15
KEW.PA-16
KEW.PA-17
KEW.PA-18
KEW.PA-19
PEMERIKSAAN
BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
PENYELENGGARAAN
SENARAI ASET YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN
DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
PELUPUSAN
CARTA ALIRAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
PROSES KERJA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
SURAT LANTIKAN AHLI LEMBAGA PEMERIKSA
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)
LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA
SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN
SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
ii
25
28
29
30
31
19-22 32
34
35
23-36 36
53
54
55
56
57
58
59
KEW.PA-20
KEW.PA-21
KEW.PA-22
KEW.PA-23
KEW.PA-24
KEW.PA-25
KEW.PA-26
KEW.PA-27
Tajuk
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KENYATAAN TAWARAN TENDER
PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
BORANG TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
JADUAL TENDER PELUPUSAN
KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KENYATAAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH KERAJAAN
Perenggan Muka
surat
6.0
61
63
65
66
68
70
71
KEW.PA-27(A) SENARAI ASET YANG DILELONG
KEMBARAN A ASET YANG BOLEH DIKELUARKAN PEP
OLEH JKR
KEMBARAN B SENARAI PERKAKASAN KOMPUTER
BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
CARTA ALIRAN HAPUS KIRA ASET ALIH
73
74
79
37-42 81
JADUAL 5
JADUAL 6
KEW.PA-28
KEW.PA-29
KERAJAAN
PROSES KERJA HAPUS KIRA ASEAT ALIH
KERAJAAN
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH
KERAJAAN
PELANTIKAN J/KUASA PENYIASATAN
iii
87
88
89
90
Tajuk Perenggan Muka
surat
KEW.PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH 91
KERAJAAN
KEW.PA-31 SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN 94
KEW.PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB 95
iv
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
1. Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) ini adalah tatacara bagi
menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi:-
Bab A : Penerimaan
Bab B : Pendaftaran
Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Bab D : Penyelenggaraan
Bab E : Pelupusan
Bab F : Kehilangan dan Hapus kira.
2. Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan
Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima
melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
3. Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan
bangunan.
4. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
4.1 Harta Modal
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit
Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau
(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual
tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara
berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan
penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.
4.2 Inventori
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada
RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak
memerlukan penyelenggaraan berjadual.
(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan
pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
1
5. Harta Modal dan Inventori mengandungi kategori yang ditetapkan seperti
berikut:-
5.1 Kategori bagi Harta Modal ialah:-
(i) Loji/Jentera Berat;
(ii) Kenderaan; dan
(iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/
Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/ Dapur/Sukan.
5.2 Kategori bagi Inventori ialah:-
(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak
memerlukan penyelenggaraan berjadual:-
(i) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/
Perubatan/Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:-
(ii) Perabot;
(iii) Hamparan, Hiasan dan Langsir; dan
(iv) Pinggan Mangkuk
6. Istilah dan perkataan yang diguna pakai dalam Tatacara Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (TPA) hanyalah bagi maksud pengurusan aset alih Kerajaan sahaja.
2
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
BAB A
PENERIMAAN
BAB A - PENERIMAAN
“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.
“Pegawai bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
1. OBJEKTIF
(a) Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang
ditetapkan;
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan
selamat untuk digunakan.
2. PERATURAN PENERIMAAN
(a) Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi
memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan;
(b) Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah
hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian;
(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset :-
(i) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi
memastikan aset yang diterima adalah betul;
(ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji
serta merta sebelum disahkan penerimaannya;
(iii) Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta
maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima
dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”;
(iv) Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah
bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan;
3
(v) Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh
Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal;
(vi) Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima
berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian; dan
(vii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima
disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
4
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
BAB B
PENDAFTARAN
BAB B - PENDAFTARAN
3. OBJEKTIF
Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk:-
(a) Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini;
(b) Memudahkan pengesanan dan pemantauan;
(c) Membolehkan keadaan aset diketahui; dan
(d) Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.
4. TEMPOH PENDAFTARAN
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.
5. PENDAFTARAN ASET HADIAH
Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan latihan/pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walau bagaimanapun Kementerian/Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekod.
6. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
6.1 Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kementerian/Jabatan
berkenaan bercadang menggunakannya.
6.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah
menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan
yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja.
7. PUNCA MAKLUMAT
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-
7.1 Aset yang dibeli:-
(a) Pesanan Rasmi Kerajaan;
(b) Nota Serahan;
(c) Invois;
6
(d) Dokumen Kontrak;
(e) Kad Jaminan;
(f) Manual Pengguna; dan
(g) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
7.2 Aset yang disewa beli:-
(a) Surat Ikatan Perjanjian; dan
(b) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
7.3 Aset yang diterima daripada sumber lain:-
(a) Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;
(b) Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang
sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan;
dan
(c) Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah
Lucuthak oleh Mahkamah.
7.4 Aset yang belum berdaftar:-
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 7.1, 7.2 dan 7.3,
pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan
atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
8. DOKUMEN PENDAFTARAN
8.1 Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset,
dokumen yang digunakan adalah seperti berikut:-
(a) Daftar Harta Modal KEW.PA-2; dan
(b) Daftar Inventori KEW.PA-3.
8.2 Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut
hendaklah dipatuhi:-
(a) Format yang sama hendaklah diguna pakai;
(b) Daftar hendaklah dicetak; dan
7
(c) Ditandatangan oleh Ketua Jabatan.
9. BUTIRAN MAKLUMAT
Butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.
10. PENGESAHAN PENDAFTARAN
Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:-
‘Telah direkodkan pada ……(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset …. (seperti nombor pada daftar) ‘
11. URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH
11.1 Pendaftaran
(a) Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset di
Kementerian/Jabatan/PTJ dengan menggunakan dokumen
KEW.PA-2 dan KEW.PA-3;
(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan
KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 perlu
disediakan;
(c) Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan
secara tahunan seperti berikut:-
(i) Pendaftaran di peringkat PTJ
Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Pejabat.
(ii) Pendaftaran di peringkat Jabatan
Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.
(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian
Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan
Kementerian bagi membolehkan Kementerian
mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.
8
(d) Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-
perkara berikut:-
(i) Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan aset;
(ii) Pemeriksaan aset;
(iii) Pelupusan; dan
(iv) Hapus kira.
11.2 Pelabelan Aset
(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara
melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak
Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/Jabatan
berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. Bagi kenderaan khas yang digunakan untuk tujuan penyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah dilihat.
(b) Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri
Pendaftaran. Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:-
(i) Kod Kementerian
(ii) Kod Jabatan/Bahagian
Berasaskan sistem fail yang
dikeluarkan oleh Unit
= Pemodenan Tadbiran dan
Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
(iii) Kod Kumpulan Aset sama
ada:
Harta Modal = (H)
Inventori = (I)
(iv) Tahun Pembelian
(v) Nombor Siri =
Diwujudkan secara berturutan
9
Contoh melabelkan aset adalah seperti di bawah:-
Kementerian Kewangan
Bahagian Kawalan dan Pemantauan
Harta Modal
Tahun Pembelian
Nombor Siri
KK/ BKP10 / H / 07 / 1
11.3 Pergerakan Aset
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6.
11.4 Penyimpanan Daftar
(a) KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit
keras di dalam kabinet berkunci;
(b) Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet
berkunci; dan
(c) Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di
lokasi.
11.5 Senarai Aset Di Lokasi
(a) Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah
disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan.
(b) Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh
Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi disimpan oleh
pegawai yang bertanggungjawab.
10
(c) Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke
semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
12. LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
13. CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PENDAFTARAN
Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran Aset Alih Kerajaan adalah seperti di Jadual 1 dan Jadual 2.
11
JADUAL 1
CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ
1 Terima aset bersama punca maklumat
2 Tentukan kumpulan aset
3 Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar
Inventori (KEW.PA -3)
4 Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)
dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)
5 Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat
6 Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset
7 Tempatkan aset di lokasi
8 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7)
9 Simpan daftar aset
12
JADUAL 2
PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
Langkah Proses Kerja
1 Terima aset oleh Kementerian/Jabatan/PTJ bersama-sama dengan punca
maklumat:-
(a) Aset yang dibeli:-
(i) Pesanan Rasmi Kerajaan
(ii) Nota Serahan
(iii) Invois
(iv) Dokumen Kontrak
(v) Kad Jaminan
(vi) Manual Pengguna
(vii) Dokumen lain yang berkaitan
(b) Aset Sewa beli:-
(i) Surat Ikatan Perjanjian
(ii) Dokumen lain yang berkaitan
(c) Aset diterima daripada sumber lain:-
(i) Salinan daftar jika terima secara pindahan
(ii) Surat kelulusan menerima hadiah
(iii) Salinan Sijil Lucuthak
(d) Aset yang belum pernah berdaftar:-
(i) Maklumat di fizikal aset
(ii) Sumber lain berkaitan
2 Tentukan kumpulan aset mengikut:-
a) Harta modal
b) Inventori
3 Sediakan Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3
oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ.
4 Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar
Inventori KEW.PA-5.
Senarai daftar ini hendaklah dikemukakan seperti berikut:-
a) Jika senarai disediakan oleh PTJ, kemukakan kepada Jabatan/Ibu
Pejabat.
b) Jika senarai disediakan oleh Jabatan/Ibu Pejabat, kemukakan kepada
Kementerian.
5 Cop pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yang
berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan.
6 Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia
(HKM) pada aset.
7 Tempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan.
8 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7).
9 Simpan daftar aset.
13
KEW.PA 2
(No. Siri Pendaftaran: )
DAFTAR HARTA MODAL
Kementerian/Jabatan:
Bahagian :
BAHAGIAN A
Kod Nasional
Kategori
Sub Kategori
Jenis/Jenama/Model
Buatan Harga Perolehan Asal
Jenis Dan No. Enjin Tarikh Diterima
No Casis/Siri Pembuat No. Pesanan Rasmi Kerajaan
No Pendaftaran Tempoh Jaminan
(Bagi Kenderaan) Nama Pembekal
Dan Alamat:
KOMPONEN/AKSESORI:
………………………..
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop :
PENEMPATAN
Lokasi
Tarikh
Nama Pegawai
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
14
KEW.PA 2
DAFTAR HARTA MODAL
BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
BAHAGIAN B
Bil. Tarikh Butiran Tempoh Kos(RM) Nama
Jaminan Dan Tandatangan
15
PENJELASAN TERPERINCI MAKLUMAT DAFTAR ASET
DAFTAR HARTA MODAL
(Satu (1) daftar untuk satu (1) unit harta modal )
Daftar harta modal mempunyai dua bahagian iaitu :-
Bahagian A :
Bahagian B :
BAHAGIAN A
No.Siri Pendaftaran :
1. No.Kod Nasional :
2. Kategori :
3. Sub kategori :
4. Jenis/Jenama/ :
Model
5. Buatan :
6. Jenis dan :
No.Enjin
7. No. Casis/Siri :
Pembuat
8. No.Pendaftaran :
9. Harga :
Perolehan Asal
10. Tarikh terima :
Butir-butir harta modal dan aksesori yang dibekalkan.
Butir-butir penempatan, pemeriksaan, pelupusan/ hapus kira dan tandatangan.
Butir-butir penambahan, penggantian dan naiktaraf harta modal berkenaan.
Sila rujuk panduan di para 11.2
No. Kod Nasional
Terdiri daripada 3 kategori iaitu :
a) loji/jentera berat
b) Kenderaan
c) Peralatan/kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan
/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan.
Contoh sub kategori bagi kenderaan:
Kereta, Motosikal,Van, Bas, Kapal, Pesawat dan sebagainya.
Contoh sub kategori bagi Peralatan/Kelengkapan Perubatan:
Mesin X-Ray, Dental Chair, Radiographic Unit dan sebagainya.
Contoh 1: Pacuan 4 Roda/Produa/Kembara.
Contoh 2: Komputer Riba/Hewlett Packard/L1506.
Nyatakan buatan tempatan atau luar negara. Sekiranya buatan luar negara nyatakan nama negara berkenaan.
Jenis enjin seperti diesel, petrol, gas asli dan sebagainya. No. Enjin seperti 4G54-KN8579.
Bagi kenderaan isikan no. casis dan bagi harta
modal yang lain isikan no. siri pembuat.
Bagi kenderaan isikan no.pendaftaran, contoh: WKL 5592.
Harga semasa Harta Modal dibeli atau diterima. Sekiranya tiada, berikan anggaran.
Tarikh harta modal diterima.
16
11. No. Pesanan : Catatkan nombor dan tarikh Pesanan Rasmi Kerajaan untuk
Kerajaan dan pembelian harta modal yang berkenaan.
tarikh
12. Tempoh : Catatkan tempoh jaminan oleh pembekal.
Jaminan
13. Nama Pembekal : Nama dan alamat pembekal atau jika diperolehi dengan cara lain
dan alamat nama pemberi dan alamat
14 Komponen / : Komponen/aksesori yang dibekalkan bersama harta modal tersebut
Aksesori Contoh: Bagi komputer, komponennya ialah 'monitor', dan
aksesorinya ialah 'speaker'.
(Gunakan lampiran sekiranya ruangan tidak mencukupi)
15. Tandatangan, : Tandatangan Ketua Jabatan yang mengesahkan butir-butir
nama, jawatan maklumat dan harta modal berkenaan ada semasa didaftarkan.
tarikh dan cop
16. Penempatan : Lokasi harta modal, tarikh ditempatkan dan ditandatangan oleh
pengguna/penyelia di lokasi itu. Setiap pindahan lokasi perlu
direkodkan dan ditandatangan.
17. Pemeriksaan : Pegawai Pemeriksa hendaklah menyatakan tarikh, status aset sama
ada sedang digunakan atau tidak digunakan, nama dan menurunkan
tandatangan selepas pemeriksaan dijalankan.
18. Pelupusan/ : Kelulusan pelupusan atau hapus kira dicatatkan selepas tindakan
Hapus kira dilaksanakan dengan menyatakan rujukan kelulusan, tarikh dan
kaedah (bagi pelupusan) serta ditandatangan oleh pegawai yang
mengemaskini daftar.
BAHAGIAN B
1. Tarikh : Tarikh penambahan, penggantian atau naiktaraf
2. Butiran : Maklumat penambahan/penggantian atau naiktaraf.
3. Tempoh : Catatkan tempoh jaminan.
Jaminan
4. Kos : Harga penambahan, penggantian atau naiktaraf
5. Nama dan : Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan penambahan,
tandatangan penggantian atau naik taraf.
17
KEW.PA 3
(No. Siri Pendaftaran: )
DAFTAR INVENTORI
Kementerian/Jabatan:
Bahagian :
Kod Nasional
Kategori
Sub Kategori
Jenis Harga Perolehan Asal
Kuantiti Tarikh Diterima
Unit Pengukuran No. Pesanan Rasmi
Tempoh Jaminan Kerajaan dan Tarikh
Nama Pembekal Dan Alamat:
………………………..
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop :
PENEMPATAN
Kuantiti
No.Siri Pendaftaran
Lokasi
Tarikh
Nama Pegawai
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan
18
DAFTAR INVENTORI
(Satu (1) daftar bagi satu (1) jenis inventori dalam satu Pesanan Kerajaan )
No.Siri Pendaftaran : Bagi merekodkan nombor siri pendaftaran inventori bagi satu daftar adalah
mengikut panduan para 11.2 (b) ………..Contohnya nombor daftar boleh
terdiri daripada 1-100 kerana satu daftar merekod satu jenis inventori yang
diterima dalam satu Pesanan Rasmi Kerajaan.
1. No. Kod Nasional : Kod Nasional
2. Kategori : Terdiri daripada 4 Kategori iaitu:-
(a) Nilai Perolehan Asal kurang daripada RM 1,000 dan tidak
memerlukan penyelenggaraan berjadual:-
(i) Peralatan dan Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/
Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan.
(b) Tanpa mengira Nilai Perolehan Asal:-
(ii) Perabot (iii) Hamparan/Hiasan dan Langsir (iv) Pinggan Mangkuk
3. Sub Kategori : Sila lihat contoh seperti jadual di bawah:-
4. Jenis :
Contoh 1 Contoh 2 Contoh 3 Contoh 4
Peralatan/
Kategori: Kelengkapan Perabot
Sukan
Hamparan/
Hiasan & Langsir
Pinggan Mangkuk
Sub Kategori: Raket Almari Hiasan Dinding Mangkuk
Jenis: Raket Tenis
Almari Buku
Bercermin
Lukisan Potret Mangkuk Sup
5. Kuantiti : Jumlah/bilangan Inventori.
6. Unit Pengukuran : Buah, set, bilah, keping, gulung dan sebagainya.
7. Tempoh Jaminan : Catatkan tempoh jaminan.
8. Harga Perolehan Asal : Harga semasa dibeli atau diperolehi. Sekiranya tiada, berikan anggaran.
9. Tarikh Terima : Tarikh inventori diterima sepenuhnya.
10. No.Pesanan Rasmi : Catatkan no. dan tarikh Pesanan Rasmi Kerajaan yang dikeluarkan untuk
Kerajaan dan Tarikh pembelian inventori berkenaan. Jika bukan dibeli nyatakan.
Contoh: Hadiah daripada Syarikat ABC bertarikh 20 Jun 2005.
11. Nama Pembekal : Nama dan alamat pembekal atau pemberi (jika bukan dibeli).
dan Alamat
12. Tandatangan, nama, : Tandatangan Ketua Jabatan yang mengesahkan butir-butir maklumat
jawatan, tarikh dan cop dan inventori berkenaan ada semasa didaftarkan.
13. Penempatan : Agihan mengikut kuantiti dan no. siri pendaftaran di mana aset
ditempatkan. Contoh: 20 buah kerusi ditempatkan di 2 lokasi berbeza.
Kuantiti 5 buah 15 buah
No. Siri Pendaftaran KK/BKP/I/O6/1-5 KK/BKP/I/06/6-15
Lokasi Kelas 5A Kelas 5B
14. Pemeriksaan : Pegawai Pemeriksa hendaklah mengisi tarikh, status aset sama ada sedang
digunakan atau tidak digunakan, nama dan menurunkan tandatangan
selepas pemeriksaan dijalankan.
15. Pelupusan / : Catatkan kelulusan pelupusan atau hapus kira selepas tindakan dengan
Hapus kira menyatakan kuantiti, rujukan surat kelulusan, tarikh dan kaedah (bagi
pelupusan) serta ditandatangan oleh pegawai yang mengemaskini daftar.
19
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL
BIL.
NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN
TARIKH
NAMA ASET
PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN
ASAL
(RM)
JUMLAH
20
KEW.PA-5
SENARAI DAFTAR INVENTORI
BIL.
NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN
TARIKH
NAMA ASET
PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN
ASAL
(RM)
JUMLAH
21
KEW PA-6
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Jenis :
Jenama dan Model :
No. Siri Pembuat :
No. Siri Pendaftaran :
Pegawai Pengeluar
Bil
Nama
Peminjam
Tarikh
Jangka
Dikeluarkan
Dipulangkan
Tandatangan
Peminjam
Ketika Dikeluarkan
Tandatangan Tarikh
Ketika Dipulangkan
Tandatangan Tarikh
Catatan
22
KEW.PA-7
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
BAHAGIAN : __________________________________________
LOKASI : __________________________________________
BIL KETERANGAN ASET KUANTITI
(a) Disediakan oleh : (b) Disahkan oleh :
……………………………..
Tandatangan Tandatangan
Nama : Nama : _____________________
Jawatan : Jawatan : _____________________
Tarikh : Tarikh : _____________________
Nota : a) Disediakan oleh Pegawai Aset
b) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab
ke atas aset berkenaan contohnya :
i) Lokasi bilik Setiausaha Bahagian - disahkan oleh Setiausaha Bahagian.
ii) Lokasi bilik mesyuarat - disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat
c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab
23
KEW.PA-8
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN ………
KEMENTERIAN : _____________________________________________________
BIL
KEMENTERIAN/JABATAN
DI BAWAHNYA
BILANGAN JUMLAH NILAI HARTA
KEW.PA-2 MODAL (RM)
BILANGAN JUMLAH NILAI
KEW.PA-3 INVENTORI(RM)
Jumlah
………………………………………………..
Tandatangan Pegawai Pengawal
Nama : ________________________________________
Jawatan : _________________________________________
Tarikh : ________________________________________
* laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun semasa.
24
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
BAB C
PENGGUNAAN,
PENYIMPANAN DAN
PEMERIKSAAN
BAB C - PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN
PEMERIKSAAN
14. OBJEKTIF
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :-
(a) Mengurangkan pembaziran;
(b) Menjimatkan kos;
(c) Mencapai jangka hayat;
(d) Mencegah penyalahgunaan; dan
(e) Mengelakkan kehilangan.
15. PENGGUNAAN
15.1 Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-
(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;
(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam
manual/buku panduan pengguna;
(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;
(d) Perlu direkodkan; dan
(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan
Kerosakan Aset KEW.PA-9.
15.2 Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran
bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah
dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut
tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
15.3 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan
kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
25
16. PENYIMPANAN
16.1 Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan
sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan
Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak
berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.
16.2 Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa
kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah
tanggungjawabnya.
16.3 Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada
risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang
maksima.
17. PEMATUHAN
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan
termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
18. PEMERIKSAAN
18.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-
(a) Fizikal;
(b) Rekod; dan
(c) Penempatan.
18.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-
(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,
tepat dan kemaskini; dan
(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang
tercatat dalam daftar.
18.3 Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2)
orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
26
18.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan
Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori
KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.
18.5 Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-
11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan
Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
18.6 Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA-
12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
18.7 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut
dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
27
KEW.PA-9
BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN
Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset)
1. Jenis Aset :
2. Keterangan Aset :
3. Nombor Siri Pendaftaran :
4. Kos penyelenggaraan
terdahulu (jika ada) :
5. Pengguna Terakhir :
6.Tarikh Kerosakan :
7. Perihal Kerosakan
8. Syor Pegawai Aset
Nama:………………………………………………………………….
Jawatan:………………………………………………………………..
Tarikh:………………………………………………………………….
Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)
Diluluskan / Tidak Diluluskan*
………………………………….
Tandatangan
Nama:……………………………………………
Jawatan:…………………………………………
Tarikh:…………………………………………..
Nota: * Potong mana yang berkenaan
28
KEW.PA-10
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Kementerian/Jabatan:______________________________________________ Bahagian: _____________________________________
Bil
No. Siri Jenis Harta
Pendaftaran Modal
Lokasi
Daftar (KEW.PA-2)
Lengkap Kemaskini
Tida
Keadaan Harta
Catatan
Modal
Mengikut Rekod Sebenar Ya Tidak Ya k
Nota:
(Tandatangan)
(Nama Pegawai Pemeriksa 1)
……………………………….
(Jawatan)
……………………………….. (Tarikh Pemeriksaan)
(Tandatangan)
(Nama Pegawai Pemeriksa 2)
………………………………. (Jawatan)
……………………………….. (Tarikh Pemeriksaan)
29
Lokasi: Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta
modal semasa pemeriksaan.
Daftar: Tandakan pada yang berkenaan.
Keadaan Harta Modal : Nyatakan samada sedang digunakan atau
tidak digunakan.
Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan
KEW.PA-11
LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Bil Jenis Inventori
Daftar
Lengkap Kemaskini
Lokasi
Mengikut
Kuantiti
Mengikut
Keadaan
Catatan
Inventori
Ya Tidak Ya Tidak
Rekod
Sebenar
Sebenar
Rekod
Nota:
(Tandatangan)
(Nama Pegawai Pemeriksa 1)
……………………………….
(Jawatan)
………………………………..
(Tarikh Pemeriksaan)
(Tandatangan)
(Nama Pegawai Pemeriksa 2)
………………………………. (Jawatan)
……………………………….. (Tarikh Pemeriksaan)
30
Daftar: Tandakan pada yang berkenaan.
Lokasi: Nyatakan lokasi inventori mengikut rekod dan lokasi inventori
semasa pemeriksaan.
Keadaan Inventori : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak
digunakan.
Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.
KEW.PA-12
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Tahun ………………………….
Kementerian :
Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di
(Jabatan/Bahagian/PTJ)
telah diperiksa pada ____________________ .
(tarikh pemeriksaan)
Tandatangan
Nama Pegawai Pengawal Tarikh
Cop Kementerian/Jabatan
:…………………………………………………………
:…………………………………………………………
:…………………………………………………………
:
31
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
BAB D
PENYELENGGARAAN
BAB D - PENYELENGGARAAN
19. OBJEKTIF
Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-
(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan
selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
(c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;
(f) Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan
(h) Memelihara imej Kerajaan.
20. JENIS PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan
penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan
(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan
membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat
berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
21. MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
32
22. PANDUAN PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:-
(a) Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan
Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13.
(b) Merancang Penyelenggaraan
Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.
(c) Melaksanakan Program Penyelenggaraan
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah
ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan
segera.
(d) Merekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan
dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14.
(e) Menilai Program Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi
tujuan berikut:-
(i) Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;
(ii) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti,
bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;
(iii) Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan
(iv) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan
yang sesuai ke atas aset berkenaan.
(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta
Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.
33
KEW.PA-13
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN
(diisi oleh Pegawai Aset)
Kementerian :
Jabatan/ Bahagian :
Bil. No. Siri Pendaftaran Aset Jenis/Jenama/Model Lokasi Aset Catatan
34
KEW.PA-14
DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
(diisi oleh Pegawai Aset)
Sub Kategori : No. Siri Pendaftaran :
Jenis : Lokasi :
(a) (b) (c) (d) (e) (f)
Tarikh Butir-butir kerja No. Kontrak/Pesanan Nama Syarikat/Jabatan Kos (RM) Nama dan
Kerajaan dan Tarikh Yang Menyelenggara Tandatangan
Nota a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan.
b) Butir-butir kerja
Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli
c) No. kontrak/No. Pesanan Rasmi Kerajaan beserta tarikh
No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No.Kontrak berserta tarikh
d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara
Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan.
e) Kos
Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.
f) Nama dan Tandatangan
Pegawai Aset/ Pegawai Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut
35
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
BAB E
PELUPUSAN
BAB E - PELUPUSAN
“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
23. OBJEKTIF
Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:-
(a) Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh
diguna atau tidak diperlukan;
(b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;
(c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
(d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke
Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.
24. JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-
(a) Tidak Ekonomi Dibaiki;
(b) Usang/obselete;
(c) Rosak dan tidak boleh digunakan;
(d) Luput tempoh penggunaan;
(e) Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;
(f) Tiada alat ganti;
(g) Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
(h) Disyor selepas pemeriksaan aset;
(i) Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;
(j) Perubahan teknologi; dan
(k) Melebihi keperluan.
36
25. KUASA MELULUS
Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:-
25.1 Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah
keseluruhannya melebihi RM500,000; dan
(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal
seperti berikut:-
(i) Hadiah;
(ii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;
(iii) Tukar Beli (trade-in);
(iv) Tukar Barang (barter-trade); dan
(v) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam
tatacara ini.
25.2 Kementerian/Jabatan
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan
(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai
perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.
25.3 Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta
Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya
kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan Perbendaharaan
yang sedang berkuatkuasa.
26. URUS SETIA PELUPUSAN
26.1 Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan adalah
bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan.
37
26.2 Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan adalah seperti berikut:-
(a) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut KEW.
PA-15;
(b) Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16;
(c) Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;
(d) Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap
dan teratur;
(e) Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa
Melulus:-
(i) Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal; dan
(ii) Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang diwakilkan
kuasa.
(f) Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan;
(g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan;
(h) Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan;
(i) Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurang-
kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan
melalui kaedah pemusnahan;
(j) Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18;
(k) Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 bagi semua
pelupusan yang telah dilaksanakan;
(l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan
(m) Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PA-20
ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
27. PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
27.1 PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan
Elektronik seperti di KEMBARAN A dan perkakasan komputer seperti
di KEMBARAN B.
38
27.2 Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang
mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam
peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP.
27.3 PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai
Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.
27.4 Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2) pegawai yang mempunyai
pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan tidak terlibat
dengan pengurusan aset berkenaan.
27.5 Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1)
tahun sahaja. Sekiranya melebihi tempoh tersebut,
Kementerian/Jabatan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.
28. LEMBAGA PEMERIKSA
28.1 Pelantikan Lembaga Pemeriksa
(a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik
Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan ke atas aset yang hendak dilupuskan.
(b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh
pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada:-
(i) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai (seorang
pengerusi dan seorang ahli) yang tidak terlibat secara
langsung dalam pengendalian aset berkenaan;
(ii) Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika
perlu;
(iii) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan
Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan
(iv) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik
jika perlu.
28.2 Tugas-tugas Lembaga Pemeriksa adalah seperti berikut:-
(a) Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus
Setia Pelupusan Jabatan;
39
(b) Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu
(1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan;
(c) Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan
yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan;
(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;
(e) Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan
(f) Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Urus
Setia Pelupusan.
29. TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.
30. PELANJUTAN TEMPOH
30.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan
kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh
pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.
30.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh
pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru
hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan
kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
31. PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan
kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat
tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat,
kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
32. KAEDAH PELUPUSAN
Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Kerajaan.
40
Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:
(a) Jualan secara:-
(i) Tender
(ii) Sebut harga
(iii) Lelong
(b) Jualan Sisa
(c) Tukar Barang (Barter Trade)
(d) Tukar Beli (Trade In)
(e) Tukar Ganti (Cannibalize)
(g) Pindahan
(h) Hadiah
(i) Musnah secara:-
(i) Ditanam
(ii) Dibakar
(iii) Dibuang
(iv) Ditenggelam
(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.
33. PERLAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN
33.1 Tender
(a) Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan Kenyataan
Tawaran Tender Pelupusan Aset Kerajaan KEW.PA-21.
(b) Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang perseorangan
kecuali pegawai yang menguruskan tender dan aset berkenaan dengan menggunakan Borang KEW.PA-22.
41
(c) Kenyataan tender yang mengandungi maklumat seperti di
KEW.PA-21 hendaklah diiklankan melalui sekurang-kurangnya
satu (1) akhbar utama tempatan.
(d) Harga simpanan adalah berdasarkan nilai semasa di Laporan
Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17.
(e) Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran
tertakluk kepada maksima RM10,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan tender diperolehi deposit tender akan diselaraskan kepada petender yang berjaya atau dikembalikan kepada petender-petender yang gagal.
(f) Tawaran hendaklah menggunakan sampul berlakri dan
dimasukkan ke dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Tender yang lewat diterima tidak boleh dipertimbangkan.
(g) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Pengawal yang berkenaan untuk membuka dan menjadualkan tender. Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri daripada sekurangkurangnya dua (2) orang pegawai di mana seorang hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan Dan Profesional. Sekiranya ketiadaan pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional, Pegawai Pengawal hendaklah melantik seorang pegawai kanan dari Kumpulan Sokongan I.
(h) Tender hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender
pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Jika tidak dapat
diuruskan, Ketua Jabatan atau Pengerusi Lembaga Perolehan
hendaklah memastikan supaya peti tawaran itu dilakri pada
waktu tutup yang ditetapkan dan mengatur supaya peti itu
dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka tender secepat mungkin.
(i) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah menyenaraikan
semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Borang Jadual Tender KEW.PA-23 dan menandatangani Jadual Tender.
(j) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mengemukakan
Jadual Tender bersama-sama dengan dokumen-dokumen tawaran kepada Jabatan yang berkenaan.
(k) Ketua Jabatan hendaklah membuat penilaian dan perakuan
tender kepada Lembaga Perolehan untuk keputusan. Perakuan
42
hendaklah disertakan dengan salinan iklan tender, jadual
pembukaan tender dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
(l) Lembaga Perolehan hendaklah menimbang tender-tender dan
memilih tawaran yang tertinggi.
(m) Dalam memilih tawaran yang tertinggi, Lembaga Perolehan
hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima tidak
kurang daripada 70% harga simpanan. Sekiranya harga
tawaran kurang daripada 70% harga simpanan, tawaran
hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan.
(n) Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah
memastikan bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak mengenai tender itu. Jika Pegawai Pengawal atau pegawaipegawai lain yang menguruskan tender mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak, Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan tender itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual dan analisis tender kepada Lembaga Perolehan.
(o) Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset tidak
dibenarkan menyertai tender kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak.
(p) Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran maka
deposit tender tidak akan dikembalikan.
(q) Lembaga Perolehan hendaklah dimaklumkan mengenai
penolakan ini bagi membolehkannya menimbang tawarantawaran lain.
(r) Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa
semula atau dirujuk kepada Perbendaharaan bagi mendapatkan
kelulusan.
(s) Sekiranya tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh
dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan daripada Kuasa Melulus.
43
33.2 Sebut harga
(a) Sebut harga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada
10 syarikat atau orang perseorangan.
(b) Kenyataan Tawaran Sebut Harga seberapa boleh disebarkan
dengan meluas dengan menggunakan Borang KEW.PA-24.
(c) Tawaran sebut harga hendaklah menggunakan Borang
KEW.PA-25.
(d) Harga simpanan adalah berdasarkan nilai semasa di Laporan
Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17.
(e) Deposit sebut harga sebanyak 10% daripada harga tawaran
tertakluk kepada maksima RM5,000 hendaklah disertakan
bersama tawaran. Setelah keputusan sebut harga diperolehi,
deposit sebut harga akan diselaraskan kepada penyebut harga
yang berjaya atau dikembalikan kepada penyebut harga yang
gagal.
(f) Tawaran hendaklah dikemukakan dengan menggunakan sampul
berlakri dan dimasukkan ke dalam peti sebut harga Jabatan sebelum tarikh dan waktu yang ditetapkan. Sebut harga yang diterima lewat tidak boleh dipertimbangkan.
(g) Sebut harga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka
Sebut Harga pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
(h) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Pengawal yang berkenaan untuk membuka dan menjadualkan sebutharga. Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah terdiri daripada sekurangkurangnya dua (2) pegawai di mana seorang hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan Dan Profesional. Sekiranya ketiadaan pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional, Pegawai Pengawal hendaklah melantik seorang pegawai kanan dari Kumpulan Sokongan I.
(i) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah menyenaraikan
semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Borang
KEW.PA-26 dan menandatangani Jadual Sebutharga tersebut.
(j) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah mengemukakan
Jadual Sebutharga kepada Urus Setia untuk menilai dan
44
membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan untuk pertimbangan dan keputusan selanjutnya.
(k) Dalam memilih tawaran yang tertinggi Jawatankuasa Sebut
Harga hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima
tidak kurang daripada 70% harga simpanan. Sekiranya harga
tawaran kurang daripada 70% harga simpanan, tawaran
hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan.
(l) Dalam memproses sebut harga, Ketua Jabatan hendaklah
memastikan bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebut harga tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak mengenai sebut harga itu. Jika Ketua Jabatan atau pegawaipegawai lain yang menguruskan sebut harga mempunyai apaapa kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak, Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan sebutharga itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual dan analisis sebut harga kepada Jawatankuasa Sebut Harga .
(m) Penyebut harga yang berjaya hendaklah diberitahu dengan serta
merta. Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak
tawaran, deposit sebut harga tidak akan dikembalikan.
Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang tawaran-
tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula.
(n) Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset tidak
dibenarkan menyertai sebut harga kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak.
33.3 Lelong
(a) Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke atas aset
berikut:-
(i) Mempunyai nilai pasaran;
(ii) Kuantiti yang banyak; dan
(iii) Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.
(b) Kenyataan Lelong hendaklah mengandungi maklumat terperinci
semua aset yang akan dilelong. Tarikh, waktu dan tempat
45
lelongan hendaklah dinyatakan dengan jelas. Contoh Kenyataan Lelong adalah seperti di KEW.PA-27. Kenyataan Lelong hendaklah diberi publisiti meluas dengan diedarkan kepada Kementerian/Jabatan untuk dipamerkan di papan kenyataan. Bagi maksud mengiklankan sesuatu lelongan, adalah memadai notis itu mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat lelongan akan diadakan.
(c) Harga simpanan untuk lelongan berdasarkan kepada nilai
semasa aset di Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17
hendaklah dinyatakan di dalam senarai aset yang akan dilelong.
(d) Urusan lelong hendaklah diadakan di ruang terbuka atau di
dewan di mana kemudahan yang sesuai hendaklah disediakan untuk urusan melelong.
(e) Aset yang akan dilelong hendaklah dipamerkan untuk dilihat
oleh orang ramai sekurang-kurangnya bagi tempoh dua (2) hari
dengan harga simpanan dipamerkan pada aset yang dilelong.
(f) Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu
mendaftar dengan pegawai pelelong dengan memberikan nama
penuh, no. Kad Pengenalan dan alamat kepada Pegawai
Pelelong semasa lelongan dilakukan serta membayar deposit
sebanyak 5% daripada harga simpanan atau maksima
RM1,000.
(g) Pembida yang berjaya hendaklah menjelaskan bayaran penuh
dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh lelongan. Aset yang dibeli hendaklah diambil di dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh lelongan.
(h) Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang daripada 70% harga
simpanan, tawaran hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan.
33.4 Jualan Sisa
(a) Kaedah pelupusan secara Jualan Sisa dilaksanakan bagi aset
yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya
yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dll.), getah,
kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan.
46
(b) Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:-
(i) Tender mengikut peraturan di para 33.1 kecuali para
33.1(b);
(ii) Sebutharga mengikut peraturan di para 33.2 kecuali
para 33.2(a); dan
(iii) Dipelawa kepada syarikat Bumiputra mengikut
Negeri/Setempat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit). Keutamaan hendaklah diberikan kepada syarikat-syarikat setempat.
(c) Kementerian/Jabatan yang mempunyai kuantiti jualan sisa yang
banyak boleh mewujudkan kontrak sendiri.
(d) Kenderaan yang telah diluluskan pelupusan secara jualan sisa
tidak boleh didaftarkan semula.
33.5 Tukar Barang (Barter Trade)
(a) Kaedah pelupusan secara tukar barang (barter trade)
merupakan pertukaran aset dari jenis yang sama atau berbeza
melalui tender terhad.
(b) Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar barang
hendaklah mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan
Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.
(c) Kaedah tukar barang (barter trade) dilaksanakan berasaskan:-
(i) Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar
dalam bidang berkenaan;
(ii) Aset yang mempunyai unsur keselamatan;
(iii) Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik;
(iv) Pertukaran aset hendaklah mengikut keperluan sebenar
Jabatan;
(v) Syarikat yang mengambil bahagian hendaklah dihadkan
kepada 5 hingga 10 syarikat sahaja yang mempunyai
lesen dan kemahiran dalam urusan tukar barang; dan
47
(vi) Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru
hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas
jualan.
33.6 Tukar Beli (Trade-In)
(a) Kaedah pelupusan secara tukar beli (trade-in) dilaksanakan bagi
aset yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan dan tiada Kementerian/ Jabatan lain yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan.
(b) Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar beli
hendaklah mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan
Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.
(c) Kaedah tukar beli (trade-in) dilaksanakan berasaskan:-
(i) Aset yang sama jenis;
(ii) Aset perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang.
Sebagai contoh, loji/alat penghawa dingin perlu dibuka
sebelum penggantinya dipasang;
(iii) Penggantian aset hendaklah disahkan oleh Jabatan
Teknikal (jika perlu);
(iv) Harga jualan dirundingkan di antara
Kementerian/Jabatan dengan pembekal;
(v) Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau
mengikut nilai pasaran;
(vi) Peruntukan yang mencukupi bagi membiayai harga
penuh aset yang akan diganti;
(vii) Harga jualan aset hendaklah dikreditkan sebagai hasil
Kerajaan dan tidak boleh ditolak daripada harga sebenar
aset yang dibeli; dan
(viii) Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan
sebagai syarat dalam dokumen pelawaan
tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan.
48
33.7 Tukar Ganti (Cannibalize)
(a) Kaedah pelupusan secara tukar ganti (cannibalize) boleh
dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi
boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-
bahagian jentera/ kenderaan/ perkakasan komputer dikeluarkan
dan dipasang sebagai alat/ komponen ganti bagi pembaikan
jentera/ kenderaan/ perkakasan komputer yang lain.
(b) Pelupusan secara tukar ganti (cannibalize) dilaksanakan
berasaskan:-
(i) Aset yang sama jenis dan kegunaannya;
(ii) Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh Pegawai
Teknikal; dan
(iii) Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan penjimatan
(c) Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepada aset
penerima perlu direkodkan di Bahagian B KEW.PA-2 aset
berkenaan.
33.8 Pindahan
(a) Pelupusan secara pindahan boleh dilaksanakan di antara
Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi aset yang boleh digunakan
dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan lagi kerana:-
(i) Melebihi keperluan;
(ii) Tidak diperlukan selepas projek siap; dan
(iii) Obsolete/obsolescent.
(b) Pindahan daripada Jabatan Persekutuan ke Jabatan Persekutuan
yang lain, tertakluk kepada Kuasa Melulus;
(c) Pindahan daripada Jabatan Persekutuan ke Jabatan Negeri
hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira
nilai perolehan asal;
(d) Kaedah pelupusan secara pindahan dilaksanakan berasaskan:-
(i) Permohonan atau keperluan Kementerian/Jabatan
penerima;
49
(ii) Tidak dikenakan apa-apa bayaran;
(iii) Kos pengendalian pindahan hendaklah ditanggung oleh
penerima;
(iv) Daftar aset hendaklah diserahkan kepada
Kementerian/Jabatan penerima;
(v) Aset yang diterima secara pindahan hendaklah
dilupuskan oleh Kementerian/Jabatan penerima
mengikut tatacara pelupusan yang berkuatkuasa; dan
(vi) Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan
kepada Kuasa Melulus selepas aset diterima oleh
pemohon.
33.9 Hadiah
(a) Pelupusan secara hadiah hendaklah mendapat kelulusan
Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.
(b) Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah iaitu:-
(i) Aset boleh digunakan lagi dalam bentuk dan fungsi asal
tetapi tidak diperlukan lagi oleh Kementerian/Jabatan;
atau
(ii) Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai
bahan latihan atau pameran.
(c) Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:-
(i) Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuan
latihan atau pameran sahaja; atau
(ii) Dari Kementerian/Jabatan Kerajaan kepada mana-mana
organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain
yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.
(d) Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:-
(i) Permohonan atau keperluan penerima; dan
(ii) Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah
ditanggung oleh penerima.
50
(e) Cadangan pelupusan secara hadiah hendaklah disokong dengan
Surat Permohonan daripada Kementerian/Jabatan, organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain.
(f) Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada
Perbendaharaan berserta Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 selepas aset diterima oleh pemohon.
(g) Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau
pameran hendaklah digunakan bagi maksud tersebut sahaja. Contohnya, kenderaan yang dihadiahkan untuk latihan hendaklah digunakan untuk latihan sahaja dan tidak boleh dibaiki dan digunakan semula di jalanraya.
33.10 Musnah
(a) Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi aset
yang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur
keselamatan dengan cara berikut:-
(i) Ditanam
(ii) Dibakar
(iii) Dibuang
(iv) Ditenggelam
(b) Langkah-langkah berikut hendaklah diambil sebelum pelupusan
secara musnah dilaksanakan:-
(i) Mendapat kelulusan tempat pemusnahan daripada Pihak
Berkuasa yang berkenaan seperti Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan Alam Sekitar, Jabatan Laut dan lain-lain;
(ii) Mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan
oleh Pihak Berkuasa yang berkenaan;
(iii) Bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alat ganti
hendaklah ditanggal/dikeluarkan terlebih dahulu untuk kegunaan akan datang;
(iv) Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek
dan sebagainya perlu diambil terlebih dahulu supaya
51
tiada mana-mana pihak dapat mengambil dan menjual
semula atau bagi aset yang mempunyai unsur-unsur
keselamatan, tiada sebarang maklumat dapat diakses;
dan
(v) Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 hendaklah
disediakan selepas tindakan selesai.
33.11Kaedah-Kaedah Lain Pelupusan
Kaedah-kaedah lain yang tidak dinyatakan seperti di para 32
hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.
34. PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Kementerian/Jabatan
hendaklah menggunakan peraturan berkenaan.
35. TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN
(a) Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/Jabatan
pada aset hendaklah dipadamkan;
(b) Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai pelupusan
kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kementerian/Jabatan
dibatalkan;
(c) Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli
kecuali pelupusan secara jualan sisa; dan
(d) Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus adalah
dikecualikan daripada semua jenis cukai.
36. CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PELUPUSAN
Carta aliran dan proses kerja pelupusan adalah seperti di Jadual 3 dan Jadual
4.
52
JADUAL 3
CARTA ALIRAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Kembalikan kepada
Lembaga Pemeriksa
8a
Tidak
1
2
3
4
5
6
7
8 Lengkap ?
Ya
9
Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan
Dapatkan PEP KEW.PA-16, jika perlu
Sediakan maklumat aset dalam Borang
Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17
Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa
Lembaga Pemeriksa melengkapkan Laporan Lembaga Pemeriksa dan tandatangan
Kemukakan Laporan Lembaga Pemeriksa kepada Urusetia Pelupusan
Urusetia menyemak laporan dan pastikan dokumen sokongan disertakan
Tentukan Kuasa Melulus
Semak bidang Kuasa Melulus:
10
Perbendaharaan
10(a) Nilai perolehan asal
>RM50,000 setiap satu
atau jumlah keseluruhan
>RM500,000.
Syor kaedah pelupusan
hadiah,pindah persekutuan
ke negeri, tukar beli, tukar
barang atau kaedah lain
10(a) 10(b)
Lulus ?
11
Tidak
Kementerian/Jabatan
10(b) Nilai perolehan asal
Kembalikan kepada Urus Setia
yang tidak dinyatakan Ya
dalam TPA.
12
13
14
15
16
53
11 (a)
untuk maklumat lanjut
Maklumkan keputusan kepada pemohon
Laksanakan pelupusan mengikut keputusan
Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19
Kemukakan Sijil Pelupusan kepada
Kuasa Melulus dan dokumen lain.
Kemaskini rekod
JADUAL 4
PROSES KERJA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Langkah Proses Kerja
1 Kenal pasti aset yang perlu dilupuskan
2 Dapatkan PEP KEW.PA-16, jika perlu.
3 Sediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17 seperti berikut:-
a) Keterangan aset
b) Kuantiti
c) Tarikh pembelian
d) Tempoh digunakan/disimpan
e) Nilai Perolehan Asal
f) Nilai Semasa
4 Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa
5 Lembaga Pemeriksa melengkapkan dan menandatangani KEW.PA-17
6 Kemukakan KEW.PA-17 kepada Urus Setia Pelupusan
7 Urus setia menyemak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen sokongan berikut disertakan:-
a) PEP bagi aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer
b) Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar beli, tukar barang
c) Laporan Kemalangan bagi kenderaan terlibat dengan kemalangan
d) Gambar aset, jika perlu
e) Surat permohonan daripada Kementerian/Jabatan/Pertubuhan bagi kaedah
hadiah/pindahan
8 Jika laporan lengkap, terus ke proses 9
8a Jika laporan tidak lengkap, dikembalikan kepada Lembaga Pemeriksa
9 Urus setia menentukan Kuasa Melulus
10 Urus setia menyemak bidang Kuasa Melulus
10(a) Kemukakan kepada Perbendaharaan jika:
i) Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan
melebihi RM500,000
ii) Syor kaedah pelupusan hadiah, pindah persekutuan ke negeri, tukar beli,
tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam TPA.
10(b) Kemukakan kepada Kementerian/Jabatan jika:
Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000 setiap satu atau jumlah
keseluruhan
kurang daripada RM500,000
11 Jika pelupusan diluluskan, terus ke proses 12.
11(a) Jika pelupusan tidak diluluskan, laporan dikembalikan kepada Urus setia Pelupusan
untuk mendapatkan maklumat lanjut.
12 Maklumkan keputusan kepada pemohon
13 Laksanakan pelupusan mengikut keputusan
14 Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19
15 Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus berserta :-
a) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan
b) Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah.
b) Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah
16 Kemaskini rekod daftar aset.
54
55
KEW.PA-15
No. Rujukan: Tarikh:
Kepada:
(Nama Pegawai yang dilantik)
LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai
Pengerusi/Ahli Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk
dilupuskan bagi tempoh selama ……………… (tahun) mulai dari ……………...
hingga ………………. .
2. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang
Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) dan dikemukakan kepada Urusetia
Pelupusan Jabatan dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan.
……………………………………….
(Tandatangan Pegawai Pengawal)
Nama:…………………………………
Jawatan:………………………………
Cop:
55
KEW.PA-18
KEMENTERIAN/JABATAN: _____________________________________________
SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN
Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.
Jenis Aset :…………………………………..
Kuantiti :…………………………………..
Secara : (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)*
Tarikh :…………………………….…….
Tempat :……..……………………………
…………….………………….
Tandatangan Tandatangan
Nama: ……………………. Nama: ……………………….
Jawatan: …………………… Jawatan: ……………………..
Cop: Cop:
* Pilih mana yang berkenaan
58
KEW.PA-19
KEMENTERIAN/JABATAN:____________________________________________
SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Merujuk surat kelulusan No. Rujukan ………………………………………………..……. bertarikh
………….…………, saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan seperti berikut :-
1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah.
Bilangan item ………….………………………………………… dipindahkan/hadiah kepada…………………..………………………………………………………………… (Surat Akuan Terima disertakan)
2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual.
Bilangan item ….………………………… No.Resit ……..……………………….. (salinan resit disertakan)
3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah.
Bilangan item: …………………….…………………………………………………….. Cara dimusnahkan: …………………………………………………………………….. (Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)
4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain.
Bilangan item: ………………………………...
Kaedah pelupusan: ……………………………... (Dokumen berkaitan disertakan)
5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok.
Bilangan item ..…………………………………………………………………………..
(Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan)
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama
Jawatan
Tarikh
Cop Jabatan/Bahagian
: ……………………………………
: …………………………..……….
: ……………………………………
: ……………………………………
:
59
KEW.PA-20
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN : ……………
KEMENTERIAN/JABATAN :……………………………………………………………………………………………………………………
BIL
KEMENTERIAN/
JABATAN
JUMLAH NILAI
PEROLEHAN
ASAL
(RM)
HASIL
PELUPUSAN
(RM)
JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL ASET SECARA
(RM)
JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH
LAIN
Nota : Laporan ini hendaklah dihantar ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya
Tandatangan Pegawai Pengawal : ……………………………………….. Cop Jabatan :
Nama : …………………………………………
Jawatan : …………………………………………
Tarikh : ………………………………………
60
KEW.PA-21
No. Tender :
KENYATAAN TAWARAN TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
1. Tender adalah dipelawa dari syarikat atau orang perseorangan yang berminat
untuk membeli aset seperti berikut:
Bil. Keterangan aset Kuantiti Harga Simpanan Deposit Tender
1.
2.
3.
2. Aset boleh dilihat pada ___________ hingga ___________ di antara jam
_________ hingga __________ di _____________________________________.
3. Tender akan ditutup pada ______________ jam 12.00 tengahari.
4. Tawaran boleh dibuat dengan menggunakan Borang Tender Pelupusan Aset
Kerajaan (KEW.PA 22) yang boleh diperolehi di alamat seperti di para 5. Tempoh sah laku tawaran adalah 60 hari bagi tender tempatan atau 90 hari bagi tender antarabangsa bermula dari tarikh tender ditutup.
5. Semua tawaran dengan maklumat yang lengkap hendaklah menggunakan
sampul berlakri dan ditanda dengan No. Tender ___________ dan dihantar melalui pos atau dimasukkan ke dalam Peti Tender di alamat:
61
6. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN TENDER
6.1 Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.
6.2 Petender adalah dikehendaki menyertakan deposit tender sebanyak
10% daripada harga tawaran bagi setiap aset atau tertakluk kepada
maksima RM10,000. Deposit Tender hendaklah dalam bentuk
kiriman wang/wang pos/draf bank atau Cashier’s Order atas nama
_____________________________________(Kementerian/Jabatan).
6.3 Tawaran tanpa/kurang deposit tender tidak akan dipertimbangkan.
6.4 Semua aset adalah dijual sebagaimana keadaannya semasa dilihat (as-is-
where-is-basis).
6.5 Jabatan ini tidak bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.
6.6 Semua perbelanjaan berkaitan pembelian aset seperti kos menanggal
(dismantle), mengangkut dan sebagainya hendaklah ditanggung oleh
pembeli sendiri.
6.7 Petender yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam
tempoh 14 hari dari tarikh pemberitahuan keputusan. Jika bayaran
penuh tidak dijelaskan dalam tempoh 14 hari, deposit tender akan
dirampas.
6.8 Petender yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh 7
hari selepas bayaran penuh dijelaskan. Jika gagal, bayaran yang telah
dibuat tidak akan dikembalikan.
62
KEW PA-22
BORANG TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Nama Individu/Syarikat:
No. Kad Pengenalan/Pendaftaran Syarikat :
Alamat:
Kepada:
(Nama dan Alamat Kementerian/Jabatan)
Tuan,
Tawaran Untuk Tender No. …………../……..
Merujuk kepada perkara di atas, saya/syarikat berminat menyertai tender tersebut.
1. Tawaran saya/syarikat adalah seperti berikut:-
Bil Keterangan Aset Kuantiti Harga Tawaran(RM)
63
2. Bersama-sama ini disertakan deposit tender (sebanyak 10% daripada harga
tawaran aset di atas atau RM10,000 mengikut mana yang terendah) yang
bernilai RM____________(Ringgit Malaysia ________________________)
dalam bentuk kiriman wang/wang pos/draf bank/cashier’s order no. ____________________ atas nama
(Kementerian/Jabatan).
3. Saya/syarikat memahami dan bersetuju dengan semua syarat-syarat yang
ditetapkan.
Sekian, terima kasih.
Tandatangan
Nama/Cop Syarikat
64
KEW.PA -23
JADUAL TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
(Untuk dipamer di Papan Kenyataan)
Bil. Kod Petender Harga
Nota : Harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat di dalam
dokumen tender yang diterima sebelum diperiksa. Kerajaan adalah tidak terikat menerima mana-mana tender yang dijadualkan.
(Tandatangan Pengerusi)
Nama : ………………..
Jawatan : ………………..
(Tandatangan Ahli) (Tandatangan Ahli)
Nama : ………………………. Nama : ……………………….
Jawatan : Jawatan : ……………………….
Tarikh :________________________
65
KEW.PA-24
No. Sebutharga :
KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGA
PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Kementerian/Jabatan:
1. Tawaran adalah dipelawa dari syarikat atau orang perseorangan yang
berminat untuk membeli aset seperti berikut:
Harga Deposit
Bil. Keterangan aset Kuantiti
Simpanan Tender
1.
2.
3.
2. Aset boleh dilihat pada ________________ dan/hingga ________________
di antara jam _____________________ hingga ______________________ di
_________________________________________________________________.
3. Tawaran sebutharga boleh dibuat dengan menggunakan Borang Sebutharga
Pelupusan Aset Kerajaan (KEW.PA 25) yang boleh diperolehi di alamat seperti di para 5. Tawaran hendaklah sah bagi tempoh 60 hari.
4. Semua tawaran dengan maklumat yang lengkap hendaklah menggunakan
sampul surat berlakri dan ditanda No. Sebutharga _______/_______ dan
dihantar melalui pos atau dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga di alamat:-
5. Tarikh tutup sebutharga pada ________________ jam 12.00 tengahari.
Sebutharga yang diterima lewat tidak akan dipertimbangkan.
(Tandatangan Ketua Jabatan)
Alamat:
Tarikh:
Cop:
66
SYARAT DAN PERATURAN SEBUTHARGA
1. Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.
2. Penyebutharga adalah dikehendaki menyertakan deposit sebutharga sebanyak
10% daripada harga tawaran bagi setiap aset atau RM5,000 mengikut mana
yang terendah. Deposit sebutharga hendaklah dalam bentuk kiriman
wang/wang pos/draf bank atau Cashier’s Order sahaja atas nama
______________________________________________(Kementerian/Jabatan).
3. Tawaran tanpa/kurang deposit sebutharga tidak akan dipertimbangkan.
4. Semua aset adalah dijual sebagaimana keadaannya semasa dilihat (as-is-where-
is basis).
5. Jabatan ini tidak bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.
6. Semua perbelanjaan berkaitan pembelian aset seperti kos menanggal
(dismantle), mengangkut dan sebagainya hendaklah ditanggung oleh pembeli
sendiri.
7. Pembeli yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam tempoh
satu (1) minggu dari tarikh pemberitahu keputusan. Jika bayaran tidak
dijelaskan dalam tempoh tersebut, deposit sebutharga tidak akan
dikembalikan.
8. Pembeli yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh 7 hari selepas
bayaran penuh dijelaskan. Jika gagal, bayaran yang telah dibuat tidak akan
dikembalikan.
67
KEW. PA-25
BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Nama Individu/Syarikat:
No. Kad Pengenalan/Pendaftaran Syarikat :
Alamat:
Kepada:
(Nama dan Alamat Kementerian/Jabatan)
Tuan,
Tawaran Untuk Sebutharga No. …………../……..
Merujuk kepada perkara di atas, saya/syarikat berminat menyertai sebutharga tersebut.
1. Tawaran saya/syarikat adalah seperti berikut:-
Bil Keterangan Aset Kuantiti Harga Tawaran(RM)
68
3. Bersama-sama ini disertakan deposit sebutharga (sebanyak 10% daripada
harga tawaran aset di atas atau RM5,000 mengikut mana yang terendah) yang bernilai RM____________(Ringgit Malaysia _________________) dalam bentuk kiriman wang/wang pos/draf bank/cashier’s order no. ____________________ atas nama
(Kementerian/Jabatan).
4. Saya/syarikat memahami dan bersetuju dengan semua syarat-syarat yang
ditetapkan.
Sekian, terima kasih.
Tandatangan
Nama/Cop Syarikat
69
KEW.PA-26
JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
(Untuk Dipamer Di Papan Kenyataan)
Bil. Kod Penyebutharga Harga
Nota : Harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat di dalam dokumen
sebutharga yang diterima sebelum diperiksa. Kerajaan adalah tidak
terikat menerima mana-mana sebutharga yang dijadualkan.
(Tandatangan Pengerusi)
Nama : ………………..
Jawatan : ………………..
(Tandatangan Ahli) (Tandatangan Ahli)
Nama : ……………….. Nama : ………………..
Jawatan : ……………….. Jawatan : ………………..
Tarikh :________________________
70
KEW.PA-27
KENYATAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH KERAJAAN
Dimaklumkan bahawa...
akan mengadakan jualan lelong aset seperti berikut:-
Tarikh :
Masa :
Tempat :
. (nama Kementerian/ Jabatan)
2. Senarai aset yang akan dilelong adalah seperti di KEW.PA-27(A). Semua aset
boleh dilihat pada tarikh... .. dan/hingga .. di alamat
di antara jam ... .. hingga ...
3. Syarat dan peraturan lelong adalah seperti berikut:-
(i) Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.
(ii) Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu mendaftar
dengan pegawai pelelong dengan memberikan nama penuh, no. Kad
Pengenalan dan alamat kepada Pegawai Pelelong semasa lelongan
dilakukan serta membayar deposit sebanyak 5% daripada harga
simpanan atau maksima RM1,000.
(iii) Penawar harga tertinggi adalah pembida yang berjaya dan jika ada apa-
apa perselisihan yang berbangkit mengenai penawar yang tertinggi, aset berkenaan akan dilelong semula.
(iv) Jabatan berhak mengubah susunan jualan tersebut di senarai KEW.PA-
27(A) dan menarik balik mana-mana aset daripada senarai tersebut.
(v) Semua aset adalah dilelong sebagaimana keadaannya semasa dilihat
(as-is-where-is-basis).
(vi) Jabatan ini hendaklah bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.
71
(vii) Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset hendaklah ditanggung oleh
pembida sendiri.
(viii) Pembida yang berjaya hendaklah memberitahu nama penuh, no. Kad
Pengenalan dan alamat kepada pegawai pelelong semasa jualan
dilakukan.
(ix) Pembayaran penuh hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari
dari tarikh lelongan.
(x) Pembida yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh
empat belas (14) hari dari tarikh lelong. Jika tidak, Jabatan berhak
untuk melupuskannya.
(xi) Segala bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya sebelum aset boleh
dikeluarkan dari premis Jabatan.
72
KEW.PA-27(A)
SENARAI ASET YANG DILELONG
KEMENTERIAN/ JABATAN: ___________________________________________
Lot Jenis Aset Kuantiti Harga Simpanan (RM)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
(Tandatangan Ketua Jabatan)
Nama : ...
Jawatan : ...
Tarikh : ...
Cop Kementerian/ Jabatan:
73
Kembaran A
ASET YANG BOLEH DIKELUARKAN PEP OLEH JKR
BIL PERKARA
Agricultural Machinery
1. Agricultural, horticultural or forestry machinery for soil preparation or
cultivation, lawn or sports ground rollers such as ploughs, harrow, scarifiers, cultivator, weeder, seders, planter, spreaders and fertilizer distributors.
2. Harvesting or threshing machinery, including straw of folder balers, grass or
hay mowers, machines for cleaning, sorting or grading eggs, fruit or other
agricultural produce and other agricultural machinery.
3. Milking machines and dairy machinery.
4. Agricultural, forestry, poultry-keeping or bee-keeping machinery, including
germination plant fitted with mechanical or thermal equipment, poultry incubators and brooders.
5. Machines for cleaning, sorting or grading seed, grain or dried leguminious
vegetables, machinery used in the milling industry or for the working of
cereal or dried leguminous vegetables, other than Farm-type machinery.
Air Conditioning Machinery
6. Refrigerators, freezers and other refrigerating or freezing equipment, heat
pumps and air conditioning machinery.
Automotives
7. Motorcycles, cars, vans, lorries, trucks, recovery vehicles, cranes and Etc.
Boilers
8. Steam or other vapours generating boilers, super -heated water boilers.
74
BIL PERKARA
Cranes and Hoist
9. Pulley tackle and hoists, skip hoists, winches and capstans, jacks.
10. Ships derricks, cranes, including cable cranes, mobile lifting frames, staddle
carries and works trucks fitted with a crane - overhead travelling crane, bridge cranes, tower cranes, portal or pedestal jib cranes.
Construction Plants and Machinery
11. Bulldozers, angledozers, graders, levelers, scrapers, mechanical shovels,
excavators, shovel loaders, tamping machines, horing machinery, pile drivers, road rollers and other building or road construction machinery.
Dish Washing Machines, Packing Or Rapping Machines
12. Dish washing machines, machinery for cleaning or drying bottles or other
containers, machinery for filling, closing, sealing or labeling bottles, cans,
boxes, bags or other containers, machinery for capsuling bottles, jars, tubes
and similar containers, other packing or wrapping machinery for aerating
beverages.
Engines
13. Spark-ignition reciprocating or rotary internal combustion piston engines.
14. Compression-ignition internal combustion piston engines (diesel or semi-
diesel engines).
Fans
15. Air or other gas compressors and fans, ventilating or recycling hoods.
Furnace
16. Furnace burners for liquid fuel, for pulverised solid fuel or gas, mechanical
stokers, including their mechanical ash dischargers and similar appliances.
75
BIL PERKARA
17. Industrial or laboratory furnaces and ovens, including incinerators.
Gas Producer
18. Gas producer, acetylene gas generator and etc.
Handing Equipments
19. Forklift trucks, other works trucks fitted with lifting or handling equipment.
Heat Treatment Equipments And Heat Exchanges
20. Machinery, plant or laboratory equipment, for the treatment of materials
by process involving a change of temperature such as heating, cooking, roasting, distilling, rectifying, sterilizing, pasteurising, steaming, drying, evaporating, vaporising, condensing or cooling, instantaneous or storage water heater.
21. Medical, surgical or laboratory sterilizes, dryers, heat exchange, cooling
tower.
Jet Projecting Machines
22. Mechanical appliances for projecting, dispersing or spraying liquids or
powder, fire fighting equipments including fire extinguishers and auxiliary equipments, steam or sand blasting machines and similar jet projecting
machines.
Lift And Escalators
23. Lift and escalators, conveyors and other lifting, handling, loading or
unloading machinery.
Locomotives
24. Rail locomotives and coaches
25. Railway or tramway maintenance or service vehicles (for example,
workshops, cranes, ballast tampers, trackliners, testing coaches and track inspection vehicles).
76
BIL PERKARA
26. Railway or tramway goods vans and wagons.
27. Railway or tramway track fixtures and fitting, mechanical, including electro
mechanical) signalling, safety or traffic equipment for railways, tramways,
roads, inland waterways, parking facilities, port installations or airfields.
Mecha-Electric Equipments
28. Electric motors and generators.
29. Electric generating sets and rotary converters.
30. Electro magnets, electro magnetic or permanent magnet chucks, clamps and
similar bolding devices, electro-magnetic couplings, clutches and brakes,
electro- magnetic lifting heads.
31. Electro-mechanical domestic appliance, with self-contained electric motor.
32. Soldering, brazing or welding, machines and apparatus. Electric machines
and apparatus for hot spraying of metals or cermets.
Metrological Equipments
33. Drawing, marking out or mathematical calculating instruments (for example,
drafting machines, pantographs, protractors, drawing sets, slide rules, disc calculators), instruments for measuring length, for use in the hands (for examples, measuring rods and tapes, micrometers, callipers).
34. Hydrometers and similar floating instruments, thermometers, pyrometers,
barometers, hygrometers and psychrometers.
35. Instruments and apparatus for measuring or checking the flow, level,
pressure or other variables liquids or gases (for example polarimeter,
refractometers, spectrometers, gas or smoke and analysis apparatus, instruments and apparatus for measuring or checking viscosity, porosity, expansion, surface tension, checking quantity of heat, sound or light.
36. Gas, liquid or electricity supply or production meter.
77
BIL PERKARA
37. Revolution counters, production counters, taximeters, miliometers,
pedometers and speed indicator tachometer.
38. Wrist-watches, pocket- washes and other watches, including stop watches,
alarm clock, wall clocks.
39. Weighing Machinery.
Medical Equipments
40. Instruments and appliances used in medical, surgical, dental or veterinary
sciences, including scientigraphic apparatus, other electromedical apparatus and sight testing instruments.
Musical Instruments
41. All musical instruments.
Turbines
42. Steam turbines, gas turbines, hydraulic turbines, water wheels.
Textile Machinery
43. Machines for extruding, drawing texturing or cutting textile materials.
44. Machines for preparing textile fibres, spinning, doubling or twisting
machines and other machinery for producing textiles yarns textile reeling or
winding machines and machines for preparing textile yarns for use on the
machines.
45. Weaving machines (looms)
46. Knitting machines, stitch-bonding machines and machines for making
gimped yarn, tulle, lace, embroidery, trimmings, braid or net and machines for tufting.
Workshop Equipments
47. Workshop equipments and machinery such as lathe machine, sharper,
driller, hydraulic jack machine, milling machine and etc.
Nota: Sumber daripada JKR.
78
KEMBARAN B
SENARAI PERKAKASAN KOMPUTER
JENIS PERKAKASAN ALAT/KOMPONEN
1. Unit Pemprosesan Pusat (CPU)
2. Unit Kawalan, Kira-kira dan Logik
Perkakasan Utama
3. Ingatan Utama
4. Alatan yang terkandung di dalam CPU
1. Pemacu cakera dan kawalannya
2. Pemacu pita magnetik dan
kawalannya
Perkakasan Periferal/Storan Sekunder
3. Pemacu cakera liut
4. Alat storan mikroflis
5. Pemacu pita katrij/kaset dan lain-lain
1. Unit pameran video
2. Unit konsol
3. Teletaip
4. Pembaca pita kertas,
Alat Input/Output 5. Pembaca kad
6. Mesin penebuk
7. Pembaca aksara aptik (OCR)
8. Pembaca tanda optik (OMR)
9. Alat pen bercahaya
79
10. Tetikus
11. Degitiser
12. Scanner
Alat Input/Output
13. Pencetak
14. Pemplot
15. Telepencetak dan lain-lain
1. Unit kawalan Komunikasi
2. Modem
Perkakasan Komunikasi 3. Line driver
4. Alat antara muka
5. Alat rangkaian (networking device) dll.
80
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
BAB F
KEHILANGAN dan
HAPUS KIRA
BAB F - KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
“Kehilangan” bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
“Hapus kira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
“Pegawai Pengawal” ialah Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan.
“Ketua Jabatan” termasuk ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.
37. OBJEKTIF
Hapus kira aset kerajaan bertujuan untuk:-
(a) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan
aset;
(b) Menyelaraskan rekod aset;
(c) Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan
keselamatan aset kerajaan; dan
(d) Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas
kecuaian pegawai.
38. KUASA MELULUS
38.1 Peringkat Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah
keseluruhannya melebihi RM500,000.
(b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik,
Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai
perolehan asal iaitu:-
(i) Telefon Bimbit;
(ii) Walkie-Talkie;
(iii) Kamera Digital;
81
(iv) Kamera Video;
(v) Komputer Riba;
(vi) Palmtop/ Pocket PC;
(vii) Personal Digital Assistant (PDA);
(viii) LCD projector;
(ix) Pemain CD/DVD; dan
(x) Smartphone.
(c) Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau
kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.
38.2 Peringkat Pegawai Pengawal
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak
melibatkan aset di para 38.1(b).
(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira mesti
berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak
melibatkan pegawai awam.
39. URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
39.1 Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan adalah
bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira.
39.2 Tugas-tugas Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira adalah seperti
berikut:-
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui
Daftar Harta Modal/Inventori;
(b) Mendapatkan Laporan Awal KEW.PA-28 daripada Ketua
Jabatan;
(c) Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis
kepada Pegawai Pengawal;
(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan
menggunakan contoh format KEW.PA-29;
82
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis;
(f) Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30 daripada
Jawatankuasa Penyiasat;
(g) Mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan
syor daripada Pegawai Pengawal;
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus
kira lengkap dan teratur;
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus
dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum diperolehi;
(j) Memaklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan
kemaskini rekod daftar aset;
(k) Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia
Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;
(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 daripada Ketua
Jabatan dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira;
(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan
surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya kepada Perbendaharaan; dan
(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan
Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
40. PROSES HAPUS KIRA
40.1 Melaporkan Kehilangan
Apabila terdapat apa-apa kehilangan aset Kerajaan, tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:-
(a) Pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah melaporkannya
kepada Ketua Jabatan dengan serta merta; dan
83
(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas
kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui
kehilangan berlaku, hendaklah melaporkan kepada Polis dalam
tempoh dua puluh empat (24) jam dari waktu kehilangan
diketahui.
40.2 Laporan Awal KEW.PA-28
(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kes
kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Jabatan, Laporan
Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya diperingkat
Kementerian/Ibu Pejabat.
(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan
segera, dalam tempoh dua (2) hari bekerja menghantar
Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:-
(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset
berlaku; dan
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan.
(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua
Setiausaha Kementerian yang berkenaan, Akauntan Negara,
Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.
40.3 Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera
dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal
ditandatangani.
(b) Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada:-
(i) pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan
bukan dari bahagian/unit yang sama;
(ii) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang
terlibat; dan
(iii) sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai
yang lebih kanan sebagai Pengerusi.
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai
Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan
84
Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
40.4 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:-
(a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan;
(b) Memeriksa sendiri tempat berlakunya kehilangan;
(c) Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan;
(d) Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang;
(e) Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(TPA) dan Arahan Keselamatan Kerajaan dipatuhi;
(f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud;
(g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak
berulangnya kejadian kehilangan; dan
(h) Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir.
40.5 Laporan Akhir KEW.PA-30
(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan
Laporan Akhir dan kemukakan kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan
Akhir untuk syor dan ulasan kepada Pegawai Pengawal.
(c) Laporan akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan
seperti salinan Daftar Harta Modal/Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen-dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan mengikut tempoh yang
ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum
diperolehi.
(e) Pengawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di
Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:-
85
(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang
dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali;
atau
(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang
tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil
siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh
mengarahkan siasatan semula. Bagi maksud ini Pegawai
Pengawal boleh:-
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa
Penyiasat sedia ada; atau
(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk
menjalankan siasatan semula.
(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai
Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
41. TINDAKAN KEMENTERIAN/JABATAN SELEPAS KELULUSAN
(a) Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan di dalam Daftar Harta
Modal atau Inventori.
(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus
dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset KEW.PA-31 dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan.
(c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib
Kementerian/Jabatan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.
(d) Maklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor
surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.
42. CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA HAPUS KIRA
Carta aliran dan proses kerja hapus kira adalah seperti di Jadual 5 dan Jadual
6.
86
JADUAL 5
CARTA ALIRAN HAPUS KIRA ASET
Laporkan kehilangan serta merta kepada Ketua
Kembalikan kepada
J/Kuasa Penyiasat 8a
Tidak
Kembalikan kepada
Urus setia untuk 11a
siasatan semula
Tidak
Kembalikan kepada Tidak
Pegawai Pengawal untuk 15a
maklumat lanjut
1
2
3
4
5
6
7
8 Lengkap ?
Ya
9
10
11 Puas hati ?
Ya
12
13
14
15 Lulus ?
Ya
16
17
18
87
Jabatan
Laporkan segera kepada Polis dalam masa 24 Jam
Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW.PA-27 dan kemuka kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan
Pegawai Pengawal lantik J/kuasa Penyiasatan KEW.PA-28
J/kuasa Penyiasatan menjalankan siasatan
J/kuasa Penyiasatan sediakan Laporan Akhir
KEW.PA-29 dan kemukakan kepada Urus setia
Urus setia semak Laporan Akhir
Urus setia kemukakan Laporan Akhir k epada
Pegawai Pengawal untuk syor dan ulasan.
Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir.
a) Berikan syor dan ulasan di
Laporan Akhir
b) Luluskan Hapus Kira jika di bawah
bidang kuasanya.
Kemukakan Laporan Akhir kepada Perbendaharaan
Perbendaharaan membuat pertimbangan dan keputusan
Maklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal
Kementerian/Jabatan laksanakan keputusan
Kemukakan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 kepada Perbendaharaan
JADUAL 6
PROSES KERJA HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
Langkah Proses Kerja
1 Pegawai melaporkan kehilangan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan.
2 Ketua Jabatan/pegawai yang berkenaaan melaporkan segera kehilangan kepada Polis dalam tempoh
24 jam dari waktu kehilangan diketahui.
3 Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh
kehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan berserta salinan Laporan
Polis.
4 Pegawai Pengawal melantik Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan format KEW.PA-29.
5 Jawatankuasa Penyiasat menjalankan siasatan.
6 Jawatankuasa Penyiasat menyedia dan mengemukakan Laporan Akhir
KEW.PA-30 kepada Urus setia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh perlantikan.
7 Urus setia menyemak Laporan Akhir.
8 Jika Laporan akhir lengkap, terus ke proses 9.
8a Laporan yang tidak lengkap dikembalikan kepada Jawatankuasa Penyiasat.
9 Kemukakan Laporan Akhir yang lengkap kepada Pegawai Pengawal untuk mendapatkan syor dan
ulasan.
10 Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir.
11 Setelah berpuas hati dengan hasil siasatan, terus ke proses 12.
11a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus Setia untuk siasatan semula.
Pegawai Pengawal hendaklah:-
12 (a) Memberi syor dan ulasan; dan
(b) Meluluskan hapus kira jika:-
(i) Nilai perolehan asal kurang daripada RM 50,000 setiap satu atau jumlah
keseluruhan kurang daripada RM500,000 dan bukan aset yang dinyatakan di
para 38.1(b); dan
(ii) Tidak melibatkan soal kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
13 Kemukakan ke Perbendaharaan jika:-
(a) Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi
RM500,000;
(b) Jenis aset seperti yang dinyatakan di para 38.1 (b) tanpa mengira nilai perolehan asalnya;
dan
(c) Melibatkan soal kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
14 Perbendaharaan membuat pertimbangan dan keputusan.
15 Jika mendapat kelulusan daripada Perbendaharaan, terus ke proses 16.
15a Jika Perbendaharaan memerlukan penjelasan lanjut, permohonan dikembalikan kepada Pegawai
Pengawal.
16 Perbendaharaan memaklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal.
17 Kementerian/Jabatan laksanakan keputusan dengan tindakan berikut:-
(a) Catatkan kelulusan Hapus kira dalam Daftar Harta Modal/Inventori;
(b) Sediakan Sijil Hapus kira Aset Alih Kerajaan KEW.PA-31; dan
(c) Syor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh
tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan.
18 Kementerian/Jabatan hendaklah:-
(a) mengemukakan Sijil Hapus kira kepada Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh
kelulusan; dan
(b) memaklumkan kedudukan tindakan surcaj/tatatertib (jika ada).
88
KEW.PA-28
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan :-
1. Keterangan Aset yang hilang.
(a) Jenis Aset
(b) Jenama dan Model
(c) Kuantiti
(d) Tarikh Perolehan
(e) Harga Perolehan Asal
2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.
3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui.
4. Cara bagaimana kehilangan berlaku.
5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna
aset yang hilang.
6. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab
ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.
7. Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja.
8. No. Rujukan dan Tarikh Laporan Polis.
9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.
10. Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya
kejadian ini.
11. Catatan.
……….……………………….
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop Jabatan :
89
KEW.PA-29
No. Rujukan Fail: Tarikh:
Kepada:
(Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)
PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan/puan sebagai
Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan
………………………………………………………………………………… (nama aset)
di.………………………………………………………... .(Kementerian/Jabatan/PTJ)
mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal ………………………………..)
2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan
mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana
pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai
Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW.PA-30)
seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum
………………..(tarikh).
Tandatangan : …………………………………………
Nama Pegawai Pengawal : ………………………………………………………………..
Kementerian/Jabatan : ………………………………………………………………..
s.k. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia
90
KEW.PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:
1. Keterangan Aset yang hilang.
(a) Jenis Aset
(b) Jenama dan Model
(c) Kuantiti
(d) Tarikh Perolehan
(e) Harga Perolehan Asal
(f) Anggaran Nilai Semasa
2. Perihal Kehilangan
(a) Tarikh diketahui
(b) Tarikh sebenar berlaku
(c) Tempat kejadian.
(d) Bagaimana kehilangan diketahui
(e) Bagaimana kehilangan berlaku
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila
sertakan.
4. (a) Nama pegawai yang:
(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia.
(iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.
91
(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan:-
(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan
(ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas)
(iii) Taraf Jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/ sementara/
kontrak)
(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan
tarikh kuatkuasa hukuman.
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan
(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan
hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)
(vii) Maklumat lain, jika ada.
5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan
Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang
tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya
kejadian ini.
7. Rumusan Siasatan
8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan
memberikan justifikasi.
Tandatangan : ……………………….(Pengerusi)
Nama : …………………………………………..
Jawatan : …………………………………………..
Tarikh : …………………………………………..
92
Tandatangan : ……………………….(Ahli)
Nama : …………………………………………..
Jawatan : …………………………………………..
Tarikh : …………………………………………..
Tandatangan : ……………………….(Ahli)
Nama : …………………………………………..
Jawatan : …………………………………………..
Tarikh : …………………………………………..
9. Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal :-
Syor :
Ulasan:
Tandatangan :
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop Kementerian/Jabatan:
93
KEW.PA-31
SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
(diisi oleh Pegawai Aset)
Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil ………………………………… bertarikh
………………. Aset berikut telah dihapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori
berkenaan telah dikemaskini.
Bil Jenis Aset No. Pendaftaran
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama
Jawatan
Tarikh
Cop Kementerian/Jabatan:
: …………………………………………………..
: …………………………………………………..
: …………………………………………………..
: …………………………………………………..
94
KEW.PA-32
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN…………
KEMENTERIAN………………………………………………………….………………………………………………………………………
Ruj. Kelulusan
Bil. Perbendaharaan
Kementerian/
Jenis Aset
Jabatan
Nilai
Punca
Perolehan
Kehilangan
Asal (RM)
Nilai Tindakan Surcaj
Semasa
Amaun Tarikh
(RM)
Surcaj (RM) Dikenakan
Tindakan Tatatertib
Jenis Tarikh
Hukuman Dikenakan
JUMLAH
Tandatangan Pegawai Pengawal
Nama
Jawatan
Tarikh
:……………………………………………………………….
:……………………………………………………………….
:……………………………………………………………….
:………………………………………………………….……
95
0 comments:
Post a Comment